Organisasi
- Pengorganisasian adalah proses penciptaan struktur organisasi. Beberapa tujuan pengorganisasian:
- Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen dan pekerjaan tertentu
- Membagi-bagi tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan masing-masing pekerjaan
- Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi
- Mengelompokkan sejumlah pekerjaan ke sejumlah unit
- Membangun hubungan di antara individu, kelompok, dan departemen
- Menetapkan sejumlah garis wewenang formal
- Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi
- Struktur organisasi adalah kerangka kerja formal yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. Ketika para manajer menyusun atau mengubah struktur organisasi, mereka terlibat dalam desain organisasi, proses yang melibatkan keputusan-keputusan mengenai keenam unsur penting:
- Spesialisasi kerja : sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi menjadi sejumlah pekerjaan tersendiri; juga dikenal sebagai pembagian kerja
- Departementalisasi: dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok atau satu grup. Terdapat lima bentuk umum departementalisasi:
-
Departementalisasi fungsional: mengelompokkan sejumlah pekerjaan berdasarkan
fungsi yang dilaksanakan. Misalnya manajer pabrik memiliki bawahan: manajer
perekayasaan, manajer akuntansi, manajer pabrikasi, manajer sdm, dan manajer
pembelian
-
Departementalisasi produk: mengelompokkan pekerjaan berdasar lini produk.
Misalnya Bombardier, Ltd memiliki: Sektor Transit Masal, Sektor Kendaraan
Serbaguna, dan Sektor Produk Perkereta-apian
-
Departementalisasi geografis: mengelompokkan pekerjaan berdasar kewilayahan
atau geografi (penjualan)
-
Departementalisasi proses: mengelompokkan pekerjaan berdasar arus produk atau
pelanggan. Misalnya kepala pabrik memiliki bawahan: manajer departemen
pemotongan, manajer departemen perencanaan dan peleburan, manajer departemen
perakitan, manajer departemen pencelupan dan penggosokan, manajer departemen
finishing, dan manajer departemen pengawasan dan pengiriman
-
Departementalisasi pelanggan: mengelompokkan pekerjaan berdasar kelompok
pelanggan yang dapat dipenuhi dengan mempunyai tenaga spesialis pada
masing-masing pelanggan. Misalnya direktur penjualan memiliki bawahan: manajer
pelanggan pengecer, manajer pelanggan pedagang besar, dan manajer pelanggan
pemerintah. Ada kecendrungan departementalisasi ini termasuk yang populer oleh
karena mampu memantau kebutuhan pelanggan lebih dekat dengan perubahannya,
untuk itu para manajer menggunakan tim lintas fungsi (cross-functional team)
yakni sejumlah kelompok orang yang ahli dalam berbagai bidang dan bekerja bersama
untuk membawa produk baru yang unggul di pasar – mulai dari mendefinisikan
pasar sasaran, mendefinisikan pengerjaan produk sampai pabrikasi untuk
mendapatkan desain dan kemudian mulai dipasarkan.
- Rantai komando: garis wewenang yang tidak terputus yang membentang dari tingkatan atas organisasi hingga tingkatan paling bawah dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Ada tiga konsep yang berhubungan dengan rantai komando:
-
Wewenang : hak-hak yang melekat pada posisi manajerial tertentu yang memberi
tahu orang apa yang harus dilakukan dan mengharapkan orang itu melakukannya
-
Tanggungjawab :kewajiban untuk melaksanakan tugas apa saja yang dibebankan
-
kesatuan komando : prinsip manajemen yang menyatakan bahwa tiap-tiap orang harus
melapor ke satu manajer saja
- Rentang kendali: jumlah karyawan yang dapat dikelola oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. Makin banyak latihan dan pengalaman yang dimiliki karyawan, makin sedikit pengawasan langsung yang mereka perlukan (rentang kendali yang luas). Rentang kendali yang luas ini akan mengurangi biaya level manajer lini pertama dan menengah (berkurangnya jumlah di level manajer tersebut), mempercepat pengambilan keputusan, meningkatkan fleksibilitas, lebih dekat pada pelanggan, dan memberdayakan karyawan. Untuk itu diperlukan investasi yang besar dalam pelatihan karyawan
- Sentralisasi dan Desentralisasi:
-
Sentralisasi : sejauh mana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik
dalam organisasi. Misalnya manajemen puncak mengambil keputusan penting
organisasi dengan sedikit atau tanpa masukan dari karyawan tingkat bawah, maka
organisasi itu tersentralisasi
-
Desentralisasi : sejauh mana karyawan tingkatan bawah memberikan masukan atau
benar-benar mengambil keputusan
- Formalisasi : sejauh mana pekerjaan dalam organisasi itu terstandarisasi dan sejauh mana perilaku karyawan dibimbing oleh peraturan dan prosedur
- Keputusan Desain Organisasi : kita akan melihat dua model desain organisasi generik dan kemudian faktor-faktor kontingensi yang mendukung masing-masing model untuk diadopsi
- Organisasi mekanistik: desain organisasi yang dikendalikan secara kaku dan ketat. Struktur ini dicirikan oleh:
-
spesialisasi tinggi
-
departementalisasi kaku
-
rantai komando jelas
-
rentang kendali sempit
-
sentralisasi
-
formalisasi tinggi
- Organisasi organis: desain organisasi yang sangat fleksibel dan mudah diubah. Struktur ini dicirikan oleh:
-
tim lintas fungsi (tim yang beranggotakan pemasaran, keuangan, perekayasaan,
pabrikase)
-
tim lintas hirarki (tim yang beranggotakan karyawan, manajer lini, manajer
menengah yang tidak berkaitan dengan jenis pekerjaannya masing-masing yang
otomatis tim ini tidak kenal batasan jalur komunikasi seperti apa yang
digambarkan oleh struktur organisasi)
-
aliran informasi bebas
-
rentang kendali lebar
-
desentralisasi
-
formalisasi rendah
- Faktor kontingensi : pendesainan struktur yang memadai tergantung pada empat variabel kontingensi
- Strategi dan Struktur: karena sasaran organisasi dipengaruhi oleh strategi organisasi maka struktur harus mengikuti strategi. Jika manajer mengubah strategi organisasi, mereka akan perlu memodifikasi struktur supaya dapat mendukung perubahan itu. Ada tiga dimensi strategi: inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi (meniru pemimpin pasar). Untuk itu para inovator membutuhkan fleksibilitas dan aliran bebas informasi dalam struktur organis, sementara mereka yang meminimalkan biaya ada pada struktur mekanis. Sementara imitasi menggunakan struktur mekanis (untuk kendali yang ketat dan biaya rendah) dan struktur organis (untuk inovatif)
- Ukuran dan Struktur: ukuran organisasi yang dilihat pada jumlah anggota organisasi terutama karyawan yang jumlahnya relatif besar akan mempengaruhi strukturnya menjadi mekanis
- Teknologi dan Struktur: semakin rutin teknologi, semakin terstandarisasi dan mekanis strukturnya. Organisasi dengan teknologi yang tidak rutin akan lebih cenderung mempunyai struktur yang organis
- Ketidakpastian lingkungan dan Struktur: semakin besar ketidakpastian lingkungan (persaingan global, percepatan inovasi produk oleh pesaing, meningkatnya permintaan pelanggan terhadap mutu dan penyerahan yang cepat), makin besar kebutuhan akan fleksibilitas yang ditawarkan oleh desain organis (restrukturisasi terhadap organisasi agar ramping, gesit, dan fleksibel). Di lain pihak, lingkungan yang sederhana dan stabil, desain mekanistis cenderung menjadi efektif
- Temuan Woodward mengenai Teknologi, Struktur, dan Efektifitas
Teknologi digunakan untuk mengubah
input menjadi output. Meskipun organisasi menggunakan teknologi yang beragam,
tetapi ada teknologi yang merupakan teknologi pokok dalam organisasi (core
technology). Penelitian mengenai kaitan antara teknologi dengan organisasi
dipelopori oleh Joan Woodward (Industrial Organization, 1965). Dengan sampel
100 perusahaan manufaktur di Inggris, Woodward membagi organisasi ke dalam tiga
jenis kelompok berdasarkan hubungan antara pekerjaan (tugas) dengan
teknologinya:
- Produksi unit dan batch kecil. Produk dibuat berdasarkan pesanan, atau diproduksi dengan kuantitas yang kecil. Kadang-kadang produk yang dihasilkan siap untuk diproses lebih lanjut (seperti spare part mesin). Contoh kelompok ini adalah pembuat pakaian (konveksi) berdasarkan pesanan
- Teknologi produksi masal dan batch besar. Produk dibuat dalam skala besar, kemudian dirakit menjadi produk akhir. Contoh organisasi semacam ini adalah perakitan mobil
- Produksi proses. Produk dibuat dengan aliran kontinyu melalui deretan mesin atau proses transformasi yang kompleks. Contoh organisasi ini adalah penyulingan minyak atau kimia.
Ketiga jenis organisasi tersebut
diurutkan berdasarkan kompleksitas teknologi, mulai dari yang paling sederhana
ke yang paling kompleks. Woodward menemukan:
-
Bahwa desain organisasi berbeda-beda tergantung tingkat teknologinya. Semakin
kompleks teknologi, organisasi menjadi semakin tinggi (tall), yang berarti
tingkatan manajemen dan jumlah manajer bertambah. Semakin kompleks teknologi,
semakin bertambah koordinasi dan pengawasan yang diperlukan
-
Rentang kendali semakin bertambah dari organisasi produksi unit ke organisasi
produksi masal. Tetapi rentang tersebut semakin kecil dari produksi masal ke
produksi proses. Dalam organisasi unit kecil dan proses, pekerjaan membutuhkan
ketrampilan yang tinggi, sehingga kelompok kerja menjadi semakin kecil. Dalam
hal ini pengawasan yang lebih ketat diperlukan. Sebaliknya, dalam organisasi
produksi masal, pekerjaan cenderung sama dan diulang-ulang , pengawasan tidak
begitu diperlukan, dan rentang kendali akan cenderung membesar
-
Semakin kompleks teknologi, semakin besar pekerjaan dan staf administrasi.
Manajer memerlukan bantuan dalam hal pekerjaan administratif sehingga mereka
dapat berkonsentrasi pada pekerjaan yang pokok
Produksi Unit
|
Produksi Masal
|
Produksi Proses
|
|
Karakteristik struktural
|
Diferensiasi vertikal rendah
Diferensiasi horisontal rendah
Formalisasi rendah
|
Diferensiasi vertikal sedang
Diferensiasi horisontal tinggi
Formalisasi tinggi
|
Diferensiasi vertikal tinggi
Diferensiasi horisontal rendah
Formalisasi rendah
|
Struktur yang paling efektif
|
Organis
|
Mekanistis
|
Organis
|
- Desain organisasi yang umum:
- Desain organisasi tradisional berupa:
-
struktur sederhana : desain organisasi dengan departementalisasi rendah,
rentang kendali luas, wewenang terpusat, dan formalisasi rendah. Kebanyakan
digunakan oleh pengusaha kecil dimana pemilik dan manajer adalah satu orang
yang sama. Ketika organisasi bertumbuh dengan bertambahnya tugas dan kebutuhan
jumlah karyawan maka manajer memilih untuk mengorganisasi berdasarkan pada;
-
struktur fungsional : struktur organisasi yang mengelompokkan spesialisasi
pekerjaan yang serupa atau terkait ke dalam satu kelompok
-
struktur divisional: struktur organisasi yang terdiri atas unit atau divisi
yang terpisah dan mempunyai otonomi yang relatif terbatas dengan manajer divisi
yang mempunyai wewenang dan bertanggung jawab atas operasional kinerja unitnya.
Contoh Wal Mart Stores Inc. Divisinya meliputi Wal Mart Realty International,
Specialty Store, Sam’sClubdanSupercenters
- Desain organisasi kontemporer berupa:
-
struktur berbasis tim : struktur organisasi di mana keseluruhan organisasi
tersusun oleh sejumlah kelompok kerja atau tim. Untuk itu pemberdayaan karyawan
dan kebebasan dalam mendesain pekerjaan menurut cara mereka yang paling baik
sangat menentukan keberhasilan karena tidak ada garis wewenang manajerial yang
kaku yang mengalir dari atas ke bawah
-
struktur matriks : struktur organisasi yang menugaskan para spesialis dari
departemen fungsional yang berbeda-beda untuk bekerja pada satu atau lebih
proyek. Para karyawan dalam organisasi matriks mempunyai dua manajer: manajer
departemen fungsional dan manajer proyek atau manajer produk mereka yang
berbagi wewenang. Manajer proyek mempunyai otoritas atas anggota fungsional
yang terkait dengan sasaran proyek, sementara keputusan kenaikan pangkat dan
usulan gaji menjadi tanggung jawab manajer fungsional
-
struktur proyek: struktur organisasi di mana para karyawan senantiasa bekerja
di sejumlah proyek. Berbeda dengan struktur matriks, struktur proyek tidak
mempunyai departemen formal tempat para karyawan kembali setelah proyek
selesai. Sebagai gantinya mereka akan membentuk lagi sepanjang proyek baru
membutuhkan
-
organisasi tanpa batas: organisasi yang desainnya tidak didefinisikan oleh atau
terbatas pada batas-batas horizontal, vertical, atau eksternal yang dipaksakan
oleh struktur yang telah ditentukan sebelumnya
-
organisasi pembelajar: organisasi yang telah mengembangkan kemampuan untuk
terus menerus beradaptasi dan berubah karena para anggota berperan aktif dalam
mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terkait dengan pekerjaan
sumber : dosen ut-online.2012.elearning.ut.ac.id. jakarta.kelas mahasiswa ut-online.
sumber : dosen ut-online.2012.elearning.ut.ac.id. jakarta.kelas mahasiswa ut-online.
Terimaksih kawan materinya.
ReplyDeleteterimakasih
ReplyDelete